Benutzungsordnung für das Zentrum für Informationstechnologie und Medienmanagement

1. Das ZIM ist eine zentrale Einrichtung der Universität Passau; es ist in seinem Aufgabengebiet ein Dienstleistungsbetrieb für die Universitätsmitglieder, für die Fakultäten, Institute und Einrichtungen der Universität.
2. Es ist Aufgabe des ZIM, für eine IT- und Kommunikations-Infrastruktur nach dem Stand der Technik und einen möglichst störungsfreien Betriebsablauf zu sorgen. Dies geschieht u. a. durch:
   1. Bereitstellung von IT- und Medienressourcen auf zentralen und dezentralen Rechnern
   2. Bereitstellung eines Kommunikationsnetzes
   3. Beratung bei der aktuellen Benutzung der Rechner und der Netzdienste der Universität Passau
   4. Bereitstellung von Cloud-Diensten
   5. Bereitstellung von zentralen IT-Diensten (Informationsdiensten)
   6. Bereitstellung von Mediendiensten u. a. TV-Studio, Newsroom, Radio-Studio und auch die Medienproduktion
   7. Beratung bei Beschaffungen und bei der Planung des IT-Einsatzes in Projekten
   8. Koordinierung der IT- und Kommunikations-Angelegenheiten der Universität
   9. Unterweisung und Ausbildung von Universitätsmitgliedern in der Anwendung der Cloud-, IT- und der Kommunikations-Dienste
3. Die genannte IT- und Kommunikations-Infrastruktur steht den Nutzungsberechtigten (§ 4 Abs. 1) zur Erfüllung ihrer in Art. 2 des Bayerischen Hochschulgesetzes beschriebenen Aufgaben zur Verfügung, insbesondere für Forschung, Lehre, Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses, Aus- und Weiterbildung, Öffentlichkeitsarbeit und Verwaltung.

1. Das ZIM ist verpflichtet, die Nutzer bei einer verantwortungsvollen und wirtschaftlichen Nutzung der IT- und Kommunikations-Infrastruktur zu unterstützen und an der Aufdeckung von Missbrauch mitzuwirken.
2. Das ZIM kann den Umfang der bereitgestellten Cloud-Dienste festlegen und bedarfsgerecht anpassen.
3. Das ZIM ist unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften berechtigt und verpflichtet,
   • die Aktivitäten der Benutzer zu dokumentieren und auszuwerten, soweit dies für die Abrechnung, zur Planung, zur Überwachung des Betriebes oder zur Verfolgung von Fehlern und Missbrauch erforderlich erscheint,
   • stichprobenweise zu prüfen, dass die Anlagen nicht missbräuchlich genutzt werden,
   • Einblick in die Daten eines Benutzers zu nehmen, wenn erhebliche Verdachtsmomente auf eine missbräuchliche Benutzung der Ressourcen hindeuten und dies gesetzlich zulässig ist.

Dabei gewonnene Informationen sind vertraulich zu behandeln.

1. Die Benutzung der Einrichtungen und Dienstleistungen des ZIM ist kostenfrei, soweit nicht nach besonderen Regelungen, die das ZIM im Einvernehmen mit der Hochschulleitung trifft, Nutzungsentgelte zu erheben sind.

2. Durch die Nutzung von Cloud-Diensten können Kosten anfallen. Das ZIM tritt hierbei jedoch nicht als Abrechnungsstelle auf. Entstehen Kosten durch die Cloud-Nutzung sind diese eigenverantwortlich (unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien) vom Nutzer zu beobachten und zu begleichen.

1. In nachstehender Reihenfolge sind zur Nutzung der Einrichtungen und Dienstleistungen des ZIM berechtigt:

• Mitglieder der Universität Passau im Rahmen ihrer Dienstaufgaben oder ihres Studiums
• Mitglieder anderer Hochschulen des Freistaates Bayern
  • aufgrund von Vereinbarungen mit der Universität oder
  • auf Weisung des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst.
• Mitglieder von Hochschulen außerhalb des Freistaates Bayern 
  • aufgrund von Vereinbarungen mit der Universität oder
  • auf Weisung des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst.

 2. Sonstige (hochschulfremde) natürliche oder juristische Personen sind grundsätzlich nicht nutzungsberechtigt; Ausnahmen werden im Einzelfall geprüft.

 3.  Mit der eigenverantwortlichen Nutzung der durch die Universität Passau lizenzierten und vom ZIM in die IT- und Kommunikations-Infrastruktur integrierten Cloud-Angebote nimmt die Benutzerin oder der Benutzer die damit verbundene Übertragung ihrer/seiner für die Nutzung des jeweiligen Diensts erforderlichen personenbezogenen Daten gemäß der jeweils zugehörigen Datenschutzinformation zur Kenntnis.

1. Der Antrag auf Benutzung der Anlagen des ZIM ist an das ZIM zu richten; Anträge Externer (§ 4 Abs. 2) werden mit einer Stellungnahme an die Hochschulleitung weitergeleitet.
2. Über die Anträge von Nutzern im Sinne von § 4 Abs . 1 entscheidet das ZIM . Die Zulassung wird für maximal ein Jahr erteilt und kann bei Bedarf verlängert werden.
3. Die Zulassung kann versagt, beschränkt oder widerrufen werden, wenn
   • kein ordnungsgemäßer Antrag vorliegt;
   • die Angaben im Antrag nicht oder nicht mehr zutreffen;
   • die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Benutzung der Anlagen nicht oder nicht mehr gegeben sind;
   • Verstöße gegen die Benutzungsordnung oder ergänzende Regelungen vorliegen (Missbrauch);
   • strafbare Handlungen bei der Benutzung zu befürchten sind;
   • ein ggf. festgesetztes Nutzungsentgelt nicht entrichtet wurde;
   • Auslastungs- und Kapazitätsprobleme dies erforderlich machen;
   • dies mit Rücksicht auf die Zweckbestimmung der betreffenden Anlagen notwendig ist.

Der Antragsteller und alle am Vorhaben Beteiligten verpflichten sich:

• Einrichtungen und Dienstleistungen des ZIM nur im Rahmen ihrer Dienstaufgaben oder im Rahmen ihres Studiums zu benutzen; die Nutzung zu kommerziellen Zwecken ist ausdrücklich untersagt.
• Diese Benutzungsordnung und weitere Regelungen für einen ordnungsgemäßen Betrieb der Einrichtungen des ZIM einzuhalten, sowie den zur Aufrechterhaltung eines geordneten Betriebes ergehenden Anordnungen der ZIM-Leitung Folge zu leisten.
• Die Dienste nur im Rahmen des angegebenen Vorhabens in Anspruch zu nehmen.
• Keine unberechtigten Kopien der vom ZIM bereitgestellten Software und Daten anzufertigen.
• Vom ZIM bereitgestellte Daten und Software einschließlich Dokumentation nicht an Dritte weiterzugeben.
• Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die gesetzlichen Vorgaben zu beachten, insbesondere die betreffenden Dateien zur Eintragung in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu melden. Die Meldung ist an den Datenschutzbeauftragten der Universität Passau zu erstatten. Bei der Bearbeitung schutzwürdiger Daten ist eine rechtzeitige Abstimmung mit dem Datenschutz erforderlich. Für die Einhaltung der einschlägigen Bestimmungen ist der Benutzer selbst verantwortlich.
• Bei der Erstellung von Inhalten für das Web ist auf deren Barrierefreiheit und die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu achten.
• Die Benutzung anderer als der zugeteilten Benutzerkennung zu unterlassen und die zugeteilte Benutzerkennung vor Missbrauch und Verwendung durch Dritte zu schützen, insbesondere Passwörter nicht zu hinterlegen und weiterzugeben.
• Wurden wesentliche Leistungen des ZIM für wissenschaftliche Veröffentlichungen in Anspruch genommen, so sollte dies an geeigneter Stelle in der Arbeit vermerkt werden.
• Der Antragsteller verpflichtet sich, dem ZIM auf Anforderung einen kurzen Bericht über den Stand des Projektes zu geben, den das ZIM in Tätigkeitsberichte übernehmen kann.
• Bei der Cloud-Nutzung oder Nutzung externer Dienstleister:
  • Vorrangig sind für die Speicherung und Verarbeitung von dienstlichen Daten die von der Universität Passau bereitgestellten Systeme zu nutzen
  • Eine Speicherung und Verarbeitung von nicht für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen in nicht von der Universität Passau freigegebenen Cloud-Speicher Diensten ist grundsätzlich nicht gestattet.
  • Sind die Vorgaben der Anbieter zu beachten.
  • Sind generell datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten.

1. Benutzer, die wiederholt oder grob gegen ihre Pflichten verstoßen oder die Einrichtungen oder Dienstleistungen des ZIM missbrauchen, können von der Benutzung ausgeschlossen werden. Die Entscheidung trifft nach vorheriger Anhörung des Betroffenen der Leiter des ZIM.
2. Die Verletzung von Urheberrechten oder Lizenzvereinbarungen kann darüber hinaus straf- und zivilrechtliche Folgen und Schadensersatzforderungen nach sich ziehen.

1. Das ZIM übernimmt keine Gewähr für die zur Verfügung gestellte Hard- und Software und haftet nicht für Schäden und falsche Ergebnisse, die aufgrund technischer Störungen sowie fehlerhafter Geräte und Programme entstehen. Im Übrigen wird jede weitere Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
2. Der Benutzer verpflichtet sich, die Bediensteten des ZIM und den Freistaat Bayern von Schadenersatzansprüchen freizustellen, die Dritten infolge einer unbefugten Benutzung von Geräten, Software, Daten oder Einrichtungen des ZIM zustehen.
3. Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

1. Diese Ordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.
2. Das ZIM wird ermächtigt, im Benehmen mit der Hochschulleitung ergänzende Hinweise und Richtlinien zu dieser Benutzungsordnung zu erlassen.

Tag der Bekanntmachung: 25.11.2022