Room allocation office

The centralised room allocation office is responsible for booking requests made by University staff for the purpose of teaching or certain work meetings, with some exceptions.

 Room bookings for teaching

• Regular courses in the current or upcoming semester
  • Regular classes are booked as described in the section timetabling and semester planning below.
• Irregular and short courses, weekend workshops and other taught classes
• One-off classes and examinations
• State examinations for law degrees & law courts

 Exceptions: room bookings for the following types of events are facilitated by the event management team: 

• Classes where external people are involved (e.g. guest lectures)
• The following special types of courses:
  • Moot Court
  • University choir (except regular choir practice sessions)
  • University orchestra (except regular orchestra practice sessions)
• Any class / event requiring one of the following rooms:
  • (ITZ) R 017
  • (NK) R 402 + 403 (Boardroom)
  • Ehret building
• Open-air venues and advertising spaces (banners, poster frames etc.)

 Room bookings for operational purposes

• Internal meetings (departmental / team meetings)

The events team is principally responsible for bookings that aren't related to teaching or university operations. 

 Room bookings for non-teaching events 

• Events arranged by the University executive, central facilities and services, and the university administration 
• Events arranged for the Representative Council for Academic and Artistic Staff
• Guest speakers / guest lectures
• Academic viva sessions
• Public events or any event expecting external guests
• Events that require catering
• Welcome events, graduation events
• Inaugural and valedictory lectures

 Exceptions: the following non-teaching events must be booked through the centralised room allocation office:

• Internal meetings (departmental / team meetings)

 Any room booking queries made by students or external individuals & organisations

• Student groups (e.g. clubs and societies) and representative bodies, registered scholarship societies (Advice for student clubs and societies)
• Guest speakers
• Funding bodies, charities
• Any person or organisation external to the University of Passau

If you want to book a room for regular meetings for your student group, you must first register your group as a recognised student club/society. Then, you can fill in the room reservation request form. 

Only the individual registered as representative for your student club/society can submit a room reservation request. You will only be able to book rooms for the following time periods: 

Mondays to Thursdays  from 20:00 
Fridays from 16:00
Saturdays and Sundays all day

The Room allocation policy (German) determines how rooms are allocated to classes and events. The policy ensures that room bookings are processed in a transparent and consistent manner.

Am Dienstag, den 04.07.2023, wurde die Raumplanung für regelmäßig stattfindende Lehrveranstaltungen im Wintersemester 2023/24 in Stud.IP veröffentlicht. Die Ergebnisse der Raumplanung wurden als Zeiten/Räume in die Stud.IP-Veranstaltungen eingetragen. In den kommenden Tagen werden noch Nacharbeiten ausgeführt.

Bitte prüfen Sie die veröffentlichten Planungsergebnisse in den Lehrveranstaltungen Ihrer Einrichtungen in Stud.IP auf Vollständigkeit und wenden Sie sich bei Rückfragen per E-Mail an die ZIM-Raumvergabe. Wir bitten Sie, keine eigenständigen Änderungen an Veranstaltungszeiten vorzunehmen, da dies eine unbeabsichtigte Stornierung der Raumbuchung zur Folge haben kann.

Bitte berücksichtigen Sie die geltende Maßnahme zur Entlastung der Mensa. In folgenden Hörsälen ist der mittägliche Zeitslot für Vorlesungen strikt festgelegt und wurde bei der Raumplanung so berücksichtigt:

• HS 10 AM:  10:00 Uhr bis 11:30 Uhr (jeweils s. t.).
• HS 1 & 2 PHIL: 10:30 Uhr bis 12:00 Uhr (jeweils s. t.).

Die Raumplanung für unregelmäßig stattfindende Lehrveranstaltungen beginnt im Anschluss an die aktuellen Nacharbeiten. Bitte nutzen Sie für die Raumanfragen für Ihre Lehrveranstaltungen unser Raumantragsformular. Alle bereits gesammelten und noch eintreffenden Anfragen werden nach Eingangsreihenfolge bearbeitet.

Hinweis zu Bautätigkeiten im WiSe 2023/24:

Während der Vorlesungszeit des WiSe 2023/24 werden notwendige Sanierungsarbeiten am Campus durchgeführt. Dadurch kann es in folgenden Bereichen temporär zu Baulärm kommen:

• bis ca. Mitte Februar 2024 im Außenbereich des Gebäude PHIL

Wir bitten um Verständnis, dass der Baulärm nicht zeitlich terminiert werden kann.

If the room allocations period for your classes has already finished, please contact the room allocations office with your query.